Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Volker Cyrener
handelnd unter BETRIVA360°
Horster Weg 9, 46499 Hamminkeln, Deutschland

kontakt@betriva360.de

2. Aufruf der Website und Hosting

Diese Website wird über OpenAI Sites bereitgestellt. Anbieter für Nutzer im Europäischen Wirtschaftsraum ist OpenAI Ireland Limited, 1st Floor, The Liffey Trust Centre, 117–126 Sheriff Street Upper, Dublin 1, D01 YC43, Irland. Die technische Auslieferung erfolgt auf der Infrastruktur von Cloudflare (Cloudflare, Inc., 101 Townsend Street, San Francisco, CA 94107, USA).

Bei der Bereitstellung können technische Zugriffsdaten durch die Hosting- und Infrastruktur-Anbieter verarbeitet und auch außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums übermittelt werden. Angaben zu Empfängern und Übermittlungsgarantien finden Sie in den Datenschutzinformationen von OpenAI und den Datenschutzinformationen von Cloudflare.

Beim Aufruf der Website werden technisch erforderliche Verbindungsdaten verarbeitet. Dazu können insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Adresse, übertragene Datenmenge, Browserinformationen, Betriebssystem, zuvor besuchte Seite und Zugriffsstatus gehören.

Die Verarbeitung erfolgt, um die Website sicher und zuverlässig bereitzustellen und technische Angriffe erkennen zu können. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und funktionsfähigen Betrieb dieser Website. Die Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für Betrieb, Sicherheit und gesetzliche Pflichten erforderlich ist.

3. Kontaktaufnahme und Schnellcheck-Anfrage

Wenn Sie uns per E-Mail, Telefon oder über ein Anfrageformular (auch bei den Branchen-Lotsen) kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen eingegebenen Kontaktangaben, Ihr Unternehmen sowie das Ergebnis und die priorisierten Handlungsfelder des Schnellchecks zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. Die einzelnen Antworten der Selbstchecks werden nicht an uns übertragen. Bei den Branchen-Lotsen übermitteln wir mit Ihrer ausdrücklichen Anfrage nur die zusammengefassten offenen oder teilweise geregelten Handlungsfelder; ein Gespräch können Sie auch ohne Selbstcheck anfragen. Bitte geben Sie keine Patienten-, Beschäftigten- oder Gesundheitsdaten an.

Rechtsgrundlage für die Übermittlung und Kontaktaufnahme ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO; soweit Ihre Anfrage auf einen Vertrag oder vorvertragliche Maßnahmen gerichtet ist, zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die Angaben werden gelöscht, sobald die Anfrage abschließend bearbeitet ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Interessen entgegenstehen. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Eine freiwillige Einwilligung in künftige Informationen führt noch nicht automatisch zu einem Newsletter-Versand. Eine Aufnahme in einen Verteiler erfolgt erst nach einer gesonderten Bestätigung (Double-Opt-in).

Pipedrive – Kontakt- und Anfragenverwaltung

Wir nutzen Pipedrive zur strukturierten Verwaltung von Interessenten, Kunden, Anfragen, Angeboten und vereinbarten Folgeschritten. Anbieter ist Pipedrive OÜ, Mustamäe tee 3a, 10615 Tallinn, Estland. Verarbeitet werden die von Ihnen mitgeteilten Namen, geschäftlichen Kontaktdaten und Unternehmensangaben sowie Anfrageinhalte, zusammengefasste Schnellcheck-Ergebnisse, priorisierte Handlungsfelder, Gesprächsnotizen, Termine und Bearbeitungsstände, soweit dies für den jeweiligen Vorgang erforderlich ist. Die einzelnen acht Schnellcheck-Antworten werden nicht dauerhaft im CRM gespeichert.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei Vertragsangelegenheiten und vorvertraglichen Anfragen. Im Übrigen erfolgt die geordnete Bearbeitung und Dokumentation geschäftlicher Kontakte auf Grundlage unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; bei ausdrücklich eingewilligten Anforderungen gilt Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Eine CRM-Erfassung allein ist keine Einwilligung in Werbung.

Pipedrive verarbeitet die Kundendaten als Auftragsverarbeiter und setzt Unterauftragsverarbeiter ein. Dabei können Daten auch außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet werden, insbesondere in den USA. Pipedrive beschreibt hierfür geeignete Übermittlungsgrundlagen, insbesondere EU-Standardvertragsklauseln oder anwendbare Angemessenheitsbeschlüsse. Weitere Angaben finden Sie in den Datenschutzinformationen und der Liste der Unterauftragsverarbeiter und Hosting-Standorte. Wir speichern Vorgänge, solange dies für die Anfrage, Geschäftsbeziehung, gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder die Geltendmachung beziehungsweise Abwehr von Ansprüchen erforderlich ist.

Chatwoot – Bearbeitung von Nachrichten

Zur zentralen Bearbeitung unserer BETRIVA-E-Mail-Kommunikation verwenden wir eine selbst betriebene Chatwoot-Installation unter chat.betriva360.de. Dabei werden insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Nachrichteninhalte und Anhänge, Versand- und Empfangszeitpunkte sowie Bearbeitungsstände und interne Zuordnungen verarbeitet. Zweck ist, Ihre Anfrage zu beantworten und den Kommunikationsverlauf nachvollziehbar zu bearbeiten.

Die Nachrichten und Anhänge werden auf unserem eigenen Server bei Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland, verarbeitet. Wir nutzen hierfür nicht den Chatwoot-Cloud-Dienst. Der reine Besuch dieser Website öffnet keine Chatwoot-Unterhaltung und lädt kein Chatwoot-Chatfenster. Für den E-Mail-Transport werden außerdem die beteiligten E-Mail-Anbieter tätig.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei Vertrags- oder vorvertraglichen Anfragen und ansonsten Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in einer zuverlässigen, geordneten Kommunikation. Nachrichten werden gespeichert, solange sie für die Bearbeitung und Dokumentation des Vorgangs erforderlich sind; gesetzliche Aufbewahrungspflichten und erforderliche Nachweise bleiben berücksichtigt. Bei selbst betriebenen Installationen kann Chatwoot aggregierte technische Nutzungsstatistiken an den Softwareanbieter übermitteln; nach Anbieterangaben werden dabei keine Endnutzer verfolgt. Informationen zur Software finden Sie in der Datenschutzerklärung von Chatwoot.

n8n – interne Prozessautomatisierung

Wir setzen eine selbst betriebene n8n-Installation unter n8n.betriva360.de ein, um interne Bearbeitungsschritte zu koordinieren, beispielsweise Wiedervorlagen zu Angeboten und die Aktualisierung von Bearbeitungsständen. Je nach Ablauf werden hierfür erforderliche Kontakt- und Vorgangskennungen, Kontaktdaten, Zeitpunkte, Statusangaben und interne Notizen zwischen den angebundenen Systemen verarbeitet. Technische Ausführungsprotokolle können die für den jeweiligen Ablauf benötigten Vorgangsdaten enthalten.

n8n wird auf unserem eigenen Server bei Hetzner Online GmbH betrieben; wir nutzen nicht n8n Cloud. Ein Zugriff auf Daten angebundener Dienste erfolgt nur im Rahmen des jeweiligen eingerichteten Ablaufs. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Bearbeitung von Vertragsangelegenheiten und vorvertraglichen Anfragen sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für eine zuverlässige Organisation, Fehlerbehebung und Vermeidung doppelter Bearbeitung. Interne Wiedervorlagen treffen keine automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung über Sie.

Die automatische Bereinigung gespeicherter n8n-Ausführungsdaten ist mit einer Aufbewahrungsdauer von 48 Stunden eingerichtet. Daten in angebundenen Systemen unterliegen deren jeweiligen Löschfristen. Die Übermittlung freiwilliger n8n-Diagnosedaten ist in unserer Installation deaktiviert. Angaben zum Softwareanbieter n8n GmbH, Novalisstraße 10, 10115 Berlin, und zu technischen Nutzungsdaten finden Sie in der Datenschutzerklärung von n8n.

Datensicherung der selbst betriebenen Systeme

Zur Wiederherstellung nach technischen Störungen erstellen wir Sicherungen der selbst betriebenen Systeme. Diese können auch gespeicherte Kommunikations- und Vorgangsdaten enthalten. Lokale Sicherungen werden höchstens 14 Tage vorgehalten. Zusätzlich werden Sicherungen vor der Übertragung verschlüsselt in einem Dropbox-App-Ordner gespeichert; der Entschlüsselungsschlüssel wird getrennt aufbewahrt. Externe Sicherungen werden ebenfalls höchstens 14 Tage vorgehalten und im Rahmen der täglichen Backup-Rotation automatisch gelöscht. Wegen der zusätzlichen Begrenzung auf zwei Sicherungsgenerationen kann die tatsächliche Speicherdauer kürzer sein. Eine Löschung im produktiven System entfernt Daten daher nicht sofort aus bereits bestehenden Sicherungen. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an Datensicherheit und Wiederherstellbarkeit gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Weitere Anbieterinformationen finden Sie bei Hetzner und Dropbox.

Freiwillige Ergebnis-E-Mail und Checkliste

Der Schnellcheck kann ohne Registrierung und ohne Übermittlung der einzelnen Antworten genutzt werden. Wenn Sie ausdrücklich eine Ergebnis-E-Mail anfordern, werden Ihre acht Antworten zur Erstellung der Auswertung an unseren Server übertragen. Die einzelnen Antworten werden nicht dauerhaft im CRM gespeichert. Die Ergebnis-E-Mail enthält die sechs Ampelbewertungen sowie einen geschützten Downloadlink zu Ihrem persönlichen PDF-Bericht. Für dessen Erstellung werden Ihr freiwillig angegebener Vorname und die acht Check-Antworten vom Website-Backend an unseren eigenen Server bei Hetzner Online GmbH in Deutschland übertragen. Der PDF-Bericht enthält die zusammengefasste Auswertung und erste Handlungsschritte. Die einzelnen Antworten werden dort nur zur Erstellung verarbeitet und nicht als separate Antwortdaten gespeichert. Der PDF-Bericht wird nach sieben Tagen automatisch gelöscht; dann ist der Downloadlink nicht mehr gültig. Wer den Link besitzt, kann den Bericht innerhalb dieser Frist abrufen. Die PDF-Berichte werden nicht in die regulären Systemsicherungen aufgenommen. Die E-Mail-Adresse wird nicht an den PDF-Dienst übermittelt. Der Versand des Links erfolgt über Loops. Konkrete Maßnahmen werden im persönlichen Gespräch eingeordnet. Bei einer Checklisten-Anforderung während eines unvollständigen Checks übertragen wir keine Antworten und erstellen keine persönliche Bewertung.

Für den einmaligen Versand verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse und die freigegebenen Ergebnisdaten über Loops (Loops, Inc., USA). Ihre E-Mail-Adresse, die Art der Anforderung sowie bei einem abgeschlossenen Check das zusammengefasste Ergebnis und die priorisierten Felder werden in Pipedrive zur Bearbeitung der Anforderung gespeichert. Die Anforderung ist keine Gesprächsanfrage und begründet kein Newsletter-Abonnement. Wenn Sie zusätzlich freiwillig fünf Praxis-Impulse auswählen, senden wir eine separate Bestätigungs-E-Mail. Erst die anschließende ausdrückliche Bestätigung meldet Sie für die fünf E-Mails nach etwa 2, 5, 10, 14 und 18 Tagen an. Die letzten beiden E-Mails stellen auch unser Analyse-Angebot vor. Der verschlüsselte Bestätigungslink gilt 48 Stunden; der bloße Aufruf des Links bestätigt noch keine Anmeldung. Für den Nachweis verarbeiten wir die Anforderungs- und Bestätigungszeit, die Version des Einwilligungstexts und die übermittelte Herkunftsangabe. Loops verarbeitet dafür Ihre E-Mail-Adresse. Jede E-Mail der Reihe enthält eine Abmeldemöglichkeit. Ohne Auswahl und Bestätigung wird die Reihe nicht gestartet. Rechtsgrundlage ist Ihre im Formular erteilte Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können diese jederzeit über kontakt@betriva360.de mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Es gelten die vorstehend beschriebenen Löschgrundsätze für Anfragen. Bei der Nutzung der Dienste kann eine Verarbeitung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums erfolgen.

4. Cookies, Google Analytics, Google Ads und Meta Pixel

Wir verwenden Google Analytics 4 und Google Ads Conversion-Tracking, Dienste der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Google Analytics hilft uns zu verstehen, wie Besucher unsere Website nutzen. Das Conversion-Tracking zeigt uns, ob ein Anzeigenkontakt später zu einer bestätigten Anfrage oder Terminbestätigung geführt hat.

Für Google setzen wir den erweiterten Consent Mode ein. Bis zu Ihrer Entscheidung wird der Einwilligungsstatus „abgelehnt“ übermittelt. Google setzt dabei keine Statistik- oder Werbe-Cookies, kann aber cookielose Messsignale verarbeiten. Dazu können die aufgerufene Adresse einschließlich Kampagnenparametern, Zeitpunkt, technische Browser- und Geräteinformationen, Referrer sowie eine gekürzte oder anderweitig technisch verarbeitete IP-Adresse gehören. Wir verwenden diese Signale zur aggregierten Reichweiten- und Conversion-Modellierung auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einer datensparsamen Erfolgsmessung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Sie können dieser Verarbeitung über „Nur notwendige“ oder die Cookie-Einstellungen widersprechen.

Zusätzlich verwenden wir den Meta Pixel der Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland. Damit messen wir Seitenaufrufe, den Start des Betriebschecks, Kontakt- und Terminhandlungen sowie bestätigte Anfragen. Diese Ereignisse helfen uns, Werbung auf Facebook und Instagram auszuwerten und auszurichten. Wir übermitteln dabei keine Formularinhalte, Schnellcheck-Antworten oder Kontaktdaten an Meta.

Google Analytics mit Cookie-Zugriff sowie Google Ads Conversion-Tracking mit Cookie-Zugriff und der Meta Pixel werden erst nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung verwendet. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG. Ohne Einwilligung werden keine Analyse- oder Werbe-Cookies gesetzt; Meta wird nicht geladen.

Nach Ihrer Zustimmung können insbesondere aufgerufene Seiten, Klicks, technische Informationen zu Browser und Endgerät, ungefähre Standortinformationen sowie die Herkunft des Besuchs verarbeitet werden. Wenn Sie nach einem Anzeigenkontakt eine Bestätigungsseite aufrufen, kann dieses Ereignis dem vorausgegangenen Anzeigenkontakt zugeordnet werden. Google-Signale, personalisierte Google-Werbung und die Übermittlung von durch Nutzer bereitgestellten Kontaktdaten sind von uns deaktiviert.

Die mit Cookies oder Nutzerkennungen verknüpften Ereignis- und Nutzerdaten werden in der Analytics-Property für zwei Monate aufbewahrt. Google und Meta können Daten auch auf Servern außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten und stützen solche Übermittlungen nach eigenen Angaben auf anwendbare Angemessenheitsbeschlüsse oder Standardvertragsklauseln.

Ihre Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über Cookie-Einstellungen ändern oder widerrufen. Beim Widerruf löschen wir die von Google und Meta auf unserer Domain gesetzten Analyse- und Conversion-Cookies, soweit dies technisch möglich ist. Weitere Informationen finden Sie bei Google unter Datenverwendung durch Google bei Partner-Websites und bei Meta in der Datenschutzrichtlinie.

LinkedIn-Anzeigenmessung

Nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung verwenden wir den LinkedIn Insight Tag und ereignisspezifische Bildpixel der LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Place, Dublin 2, Irland. Der vollständige Tag wird nur auf ausgewählten Informationsseiten ohne Formulare und auf serverseitig bestätigten Abschlussseiten geladen. Auf Check- und Formularseiten verwenden wir für abgeschlossene Checks ausschließlich ein Bildpixel. Kontaktanfragen zählen erst nach erfolgreicher Übernahme ins CRM, Terminbuchungen erst nach der Bestätigung im Kalender.

Das Bildpixel übermittelt die Kennung unseres Werbekontos und des Abschlussereignisses sowie technisch erforderliche Verbindungsdaten wie IP-Adresse und Browserinformationen. Wir unterdrücken dabei den Referrer und senden keine Antworten, Ergebnisse, Kontaktdaten, Buchungstoken oder vollständigen Seitenadressen mit. Der vollständige Insight Tag kann Seitenadresse, Referrer, Zeitpunkt und Geräteinformationen erfassen. LinkedIn kann die Daten mit Ihrem LinkedIn-Konto verknüpfen; eine Verarbeitung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums ist möglich. Enhanced Matching ist nicht aktiviert.

Ohne Einwilligung wird keine LinkedIn-Messung ausgelöst. Zur Prüfung tatsächlich erfolgter Anfragen und Buchungen speichern wir kurzlebige, signierte Bestätigungen in technisch geschützten Cookies für höchstens 24 Stunden. Nach Einwilligung verhindern lokale Ereigniskennungen für bis zu 30 Tage Mehrfachzählungen. Ihre Entscheidung können Sie über Cookie-Einstellungen widerrufen. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von LinkedIn.

Webanalyse mit Metricool

Nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung laden wir zusätzlich den Webanalysedienst Metricool der Metricool Software, S.L. (Spanien). Damit werten wir Besuche und die Nutzung unserer Website statistisch aus. Dabei können insbesondere aufgerufene Seiten, Zeitpunkt, Referrer, Browser- und Geräteinformationen sowie die IP-Adresse verarbeitet werden. Wir übermitteln keine Formularinhalte, Schnellcheck-Antworten oder Kontaktdaten an Metricool.

Ohne Ihre Zustimmung wird das Metricool-Skript nicht geladen. Ihre Entscheidung können Sie über Cookie-Einstellungen ändern. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Metricool.

Terminbuchung mit Nextcloud

Für die Buchung eines Orientierungsgesprächs verlinken wir auf unseren eigenen Nextcloud-Kalender unter kalender.betriva360.de. Der Kalender wird auf unserem Server bei Hetzner betrieben. Er ist nicht in diese Seite eingebettet und wird erst aufgerufen, wenn Sie den Buchungslink öffnen.

Bei einer Buchung werden insbesondere Ihre eingegebenen Kontaktangaben, der gewählte Termin und technisch erforderliche Zugriffsdaten verarbeitet. Wir nutzen die Buchungsangaben, um den gewünschten Termin zu vereinbaren, zu bestätigen und durchzuführen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die von Ihnen angefragten vorvertraglichen Maßnahmen; soweit Sie eine gesonderte Einwilligung erteilen, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Wir speichern Buchungsangaben nur so lange, wie sie für Terminabwicklung und die Bearbeitung Ihrer Anfrage erforderlich sind, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Terminbestätigungen werden über unser eigenes E-Mail-Postfach kontakt@betriva360.de versendet. Alternativ können Sie uns direkt per E-Mail kontaktieren.

5. Externe Links

Die Website enthält einen Link zur Unternehmensseite von BETRIVA360° auf LinkedIn. Erst wenn Sie diesen Link öffnen, verlassen Sie unsere Website. Für die anschließende Datenverarbeitung ist der jeweilige Plattformanbieter nach seinen eigenen Datenschutzbestimmungen verantwortlich.

6. Ihre Rechte

Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Sie können sich außerdem bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. Für Nordrhein-Westfalen ist dies die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen.

7. Aktualisierung

Diese Datenschutzerklärung wird angepasst, wenn sich die Website, eingesetzte Dienste oder rechtliche Anforderungen ändern.